• Communiceren en Samenwerken met Microsoft Teams

uitleg

  • Teams is het communicatie- en samenwerkingsplatform van Microsoft. Het vormt een belangrijk onderdeel binnen Office 365. Met teams kun je onder andere:

    • (Groeps)chat (incl. bestandsdeling) en (video)bellen;
    • Overleggen en vergaderen op afstand in groepen;
    • Webinars of online presentaties aan grote groepen geven;
    • Samenwerken in Teams rondom afdelingen, projecten, processen en/of bestanden.

Door de maatregelen ten gevolge van de Corona-crisis is er een sterk toegenomen behoefte aan een goede (extra) online omgeving voor communicatie en samenwerking. Op dit moment (maart 2020) worden daarom de hierboven genoemde functionaliteiten van Teams versneld beschikbaar gemaakt voor alle HvA-medewerkers en -studenten. Deze versnelde uitrol betekent dat we niet direct de volledige functionaliteit ter beschikking hebben én dat niet alle integraties met andere HvA-systemen gerealiseerd zijn. Meer functionaliteit en integratie met andere HvA systemen worden in fases zo spoedig mogelijk uitgerold (Communicatie hierover volgt).

Op termijn vervangt Teams binnen de HvA de applicatie Skype for Business én de huidige samenwerkingsomgevingen zoals de V-schijf en de MijnHvA-werkomgeving en -TeamSites. Vooralsnog blijven dus ook alle huidige applicatie voor iedereen ongewijzigd beschikbaar!

toepassing

First-things-first

Voor het onderwijs is en blijft Brightspace de basis! Daar staat van jouw studieonderdeel het onderwijsmateriaal, daar organiseer je leeractiviteiten, daar interacteer je met studenten in bijvoorbeeld het Discussion Forum, en daar host je jouw online lessen met de Virtual Classroom (met een groepsgrootte tot 150 studenten).

Teams – FASE 1

Per maandag 23 maart 2020 is het mogelijk geworden om via Teams te communiceren. Dat betreft de volgende functionaliteit: (groeps)chat, (video)bellen en vergaderen op afstand in groepen. Wat levert je dat op? Een voordeel van Teams t.o.v. Skype for Business is dat de communicatie van HvA-medewerkers met HvA-studenten eenvoudiger wordt. Het voeren van een ad hoc of gepland begeleidingsgesprek met een individuele student, of met een projectgroep doe je eenvoudig in Teams omdat studenten in dezelfde omgeving zitten; het startpunt daarvoor is de optie Chat binnen Teams. Daarnaast kun je ook een Teams-vergaderverzoek van externen (bijv. vanuit een school in het werkveld) gemakkelijker accepteren, en eventueel ook zelf inplannen.

Teams – FASE 2

Beoogd wordt om zo snel mogelijk (meer info vanaf maandag 30 maart) de volledige functionaliteit van Teams ter beschikking te stellen: dus als complete samenwerkingsomgeving. Wat betekent dat? Je kunt dan met een groep mensen een omgeving creëren en inrichten waar jullie samen bestanden opslaan, delen en bewerken, planningen bijhouden, en daarover communiceren. Op welke manier het aanmaak- en aanvraagproces van deze omgevingen gaat plaats vinden moet nog worden uitgewerkt. Daarover later meer! Daarnaast wordt het ook mogelijk om presentaties te geven aan zeer grote groepen (tot 10.000 mensen). Meer over de limieten van Teams, kan je lezen docs.microsoft.com.

In de Infographic hieronder is visueel weergegeven voor welke toepassingen je de welke applicaties/systemen (die we bij de HvA ter beschikking hebben) kunt gebruiken. De essentie:

  • Onderwijs verzorg je via Brightspace. Brightspace biedt een breed palet aan functionaliteiten. Microsoft Teams kan vooral toegevoegde waarde hebben om naast de geplande onderwijsactiviteiten (bijv. in de Virtual Classroom) snel contact op te nemen met één of enkele studenten door middel van videobellen.
  • Voor online overleggen en vergaderen op afstand kun je kiezen tussen het gebruik van Skype for Business of voor Microsoft Teams. Gebruik je naar tevredenheid Skype for Business? Blijf dat dan voorlopig gerust doen! Voldoet dat voor jou niet? Probeer dan eens het gebruik van Teams.
  • Samenwerken doen we momenteel via MijnHvA-Samenwerkingsomgevingen en -TeamSites, in combinatie met bestandsopslag op de V-schijf. Ga daar niet ineens verandering in aanbrengen! Alleen wanneer je meer of andere functionaliteiten nodig hebt, overweeg dan om ná 30 maart Teams te gaan gebruiken.

Aan de slag

Heeft Teams voor jouw toegevoegde waarde? Je kunt zelf aan de slag:

  • Installeer de applicatie Teams op jouw eigen device (laptop, tablet, mobiel) vanaf de site teams.microsoft.com/downloads. Je kunt de applicatie op zoveel devices willen als je zelf wilt. Je hebt dus altijd en overal direct toegang!
  • Of ga naar jouw persoonlijke Office 365 Startpagina (office.com) of direct naar teams.microsoft.com om Teams in de browser te openen.
  • Er is een nieuwe HvA brede pagina van ICTS over thuiswerken thuiswerken.mijnhva.nl. Daar lees je o.a. hoe je de applicatie installeert, hoe je videogesprekken voert, en hoe je meetings in kunt plannen.

Support

  • Op het web is heel erg veel info te vinden over het werken met Teams. Bekijk bijvoorbeeld de video’s in deze playlist van Microsoft: Getting started with Microsoft Teams. Of kijk op het Microsoft Teams Help & Learning. Ook heeft Microsoft documentatie beschikbaar hoe je Teams kan gebruiken in het onderwijs.
  • Binnen de applicatie Teams is ook een team aangemaakt voor FT-medewerkers voor support. We delen dat team met een andere faculteit, het heet: “Support FMR/FT“. Daar kun je jouw vragen stellen over de functionaliteiten. Beheerders en collega’s kunnen je dan zo snel mogelijk helpen!
  • Heb je andere vragen? Wil je ook een Teams-samenwerkingsomgeving gaan gebruiken? Mail dan naar onderwijslab-ft@hva.nl.

Creative Commons License

Gerelateerde documenten:

© Onderwijslab faculteit Maatschappij en Recht 2020